英文メール、本文の導入と最後はどう書く?例文で覚えよう。

海外で仕事・移住

メールは今や、コミュニケーション手段として欠かせないものです。

親しい人とのやり取りだけでなく、会ったことのない相手に送ることも多いですよね。

日本語にせよ英語にせよ、メールの文面で第一印象が決まってしまうので、書き方には注意したいものです。

 

前回の記事では、英語のメールを書く時の基本中の基本、書き出しの挨拶と結びの言葉の書き方をまとめました。

英語のメールの書き方、基本の基本。書き出しは?結びは?
海外の取引先や、留学先の学校などに、英語でメールを書く機会があるでしょう。英文メールの基本ルールとして、書き始めと締めの文句には、決まりがあります。失礼にならない礼儀正しい書き方とは?知らない相手に初めて送る場合と、返信メールを送る場合では、書き方も変わります。

 

では、肝心の本文を書き始める時、いったいどんな文章から始めたらいい?

あるいは、メールを終わらせる時、最後の文はどんなふうにしたらいい?

次に悩むのは、そんなところ。

というわけで今回は、英文メールの「導入」と「最後の部分」について、覚えておくと便利なフレーズを、例文とともにまとめていきたいと思います!

 

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メールの導入、どう書き始める?

さて、最初の Dear … は書けたものの、どんなふうに本文を切り出したらよいか、が結構悩みますよね。

特に初めての相手に出す場合。

ビジネスや社会的なやりとりの場では、見知らぬ相手にお知らせを送ったり、企業や団体に問い合わせをする場面も多くあります。

知らない相手からメールを受け取ると、「迷惑メール?」なんて警戒する人もいるのでは?

相手の立場に立てば、できるだけ本文の冒頭に、メールの目的がはっきりと書いてある方が、安心して続きを読めるのではないか、と思います。

 

メールの始め方としては、いろんなパターンがありますが、まず最初に一言、「~のためにメールしました。」と書くと、目的が明確になり、メールを受け取った相手にとっても用件が想像しやすいでしょう。

では、「~のためにメールしました」と書くには?

もちろん、色んな表現があると思いますが、まずは以下のような書き方を知っておくと役に立ちます。

 

I am emailing (you) to inform you that …(文がくる)

…ということをお知らせしたくてメールします。

 

I am emailing (you) to enquire about xxx(名詞).

xxx について問い合わせるためにメールします。

※ enquire(イギリス英語) = inquire(アメリカ英語)

 

I am emailing (you) to confirm xxx(名詞).

xxxを確認するためにメールします。

 

I am emailing (you) regarding xxx(名詞).

xxxについてメールします。

※ regarding = about のフォーマルな表現。

 

I am emailing (you) to ~(動詞).

~したくてメールします。

 

I am emailing (you) xxx(名詞).

xxx をメールします。

 

例文)

I am emailing you to inform that the event has been postponed due to heavy rainfall.

イベントは豪雨のため延期されたことをお知らせするメールを送ります。

 

We are emailing to let you know that we have received your application for the Course II in Computer Science.

あなたのコンピュータサイエンス・コース2の申し込みを受け付けたことをメールでお知らせします。

 

I am emailing to ask for your support for our community sports club.

我々のコミュニティスポーツクラブへのサポートをお願いするためにメールします。

 

I am emailing to confirm your appointment at 9.15am on Monday 12 March.

あなたの3月12日月曜日午前9:15の予約を確認するメールを送ります。

 

I am emailing you the scan copy of my Drivers Licence for registration as you mentioned in guidelines.

ガイドラインにあった通り、登録に必要な運転免許証のスキャンしたものをメールで送ります。

 

そしてその後に、必要ならば詳細を述べます。

また、特にメールの場合は、“I am emailing …” 「(~のために)メールします」と書きますが、手紙・文書の場合は “I am writing …” 「(~のために)手紙を書いています」のように書きます。メールでもそう書く人もいるでしょう。

 

この書き方には、「野暮ったい」「あまりにも平凡すぎ」というような意見もあるようですが(笑)、英語のメールを書き慣れていない段階で、わかりやすくメールを書く、という意味では、覚えておいて損はないフレーズだと思います。フォーマルに使えます。特に、企業への問い合わせや、逆に顧客に対する連絡などに、使いやすい表現です。

 

また、まったく相手がこちらのことを知らない場合、以下のように自己紹介を兼ねて切り出すのも、礼儀正しい書き方ですね。

例文)

My name is Mika Anderson, and I’m emailing to ask for your assistance regarding ~.

私の名前は Mika Anderson です。~に関して、あなたの援助をお願いしたく、メールしました。

 

I am a friend of Naomi Burnett, and she encouraged me to contact you regarding ~.

私は Naomi Burnett の友達です。彼女が~の件についてあなたに連絡を取るよう勧めてくれました。

 

 

英文メールの最後はどう終わらせる?

本文を書いた後に、日本ならば「よろしくお願いします。」などといった言葉をつけて終わると思います。英語のメールでは、どんなフレーズで終わらせたらよいでしょうか?

もちろん、色んなパターンが考えられ、正解と言うものはないのですが、わりとよく使われるものを例文で紹介します。

◆相手に援助や対応を依頼した場合、最後を感謝で締めくくる

Thank you for your help/time/support/understanding.

ご支援ありがとうございます。/お時間を取って頂きありがとうございます。/ご支援ありがとうございます。/ご理解いただきありがとうございます。

 

I really appreciate the help/time/assistance/support you have given me.

あなたの(あなたにしていただいた)支援に感謝します。/あなたのお時間をいただいたことに感謝します。/あなたにいただいたご助力に感謝します。/あなたがしてくださったサポートに感謝します。

appreciate something  = something をありがたく思う(他動詞)

 

◆相手からの返事や次回のコンタクトにつなげて締めくくる

I look forward to hearing from you soon.

近いうちにご連絡いただけることをお待ちしています。

 

I look forward to meeting you next Tuesday.

次の火曜日にお会いできるのを楽しみにしています。

 

I look forward to your reply.

あなたのお返事をお待ちしています。

 

I look forward to something = something を楽しみに待つ(something は必ず名詞)

 

◆相手にお願いをして終わる

I would appreciate your support/help/feedback.

あなたのご支援をいただけたら幸いです。/あなたのご援助をいただけたらありがたいです。/あなたのご意見・ご感想をいただけたら幸いです。

I would appreciate something

= something いただけたらありがたいです。(would の意味)

 

I would appreciate it if you could look over the file attached and give me any feedback.

添付ファイルの内容をご確認いただき、ご意見などがあればお聞かせいただけると助かります。

I would appreciate it if you could … 

= もしもあなたに~していただけたらありがたいです。(would の意味)

 

◆相手のコンタクトをうながす

Please feel free to contact me if you need any further information.

もしもさらに情報が必要な場合は、お気軽にご連絡ください。

 

Please let me know if you have any questions.

もしもご質問がありましたらお知らせください。

細かいところは、状況に応じてアレンジしてください。

他にも色んな終わり方があると思います。が、これらを定型として覚えておくと、書き終わりをアレコレ悩まずに済みます。

ビジネス英文メールを書く時の注意点

英文のレターには、ザックリ言って フォーマル(Formal)インフォーマル(Informal)の2種類があります。

Formal とは、いわゆる「きちんとした手紙」で、知らない人や地位のある人などに書く手紙です。初めての相手とのビジネスメールや、政府や学校などの公的機関への問い合わせなども、これに含まれます。

一方、Informal なレターとは、友達やよく知る人などに宛てて書いたもの。親しみを込めた文面がふさわしいものです。

 

特に大人の場合は、Formal なレターが書けることは、英語でのコミュニケーションスキルとして、とても大切です。海外での就職活動などでは、企業の採用担当者にメールを送ることも多いと思いますが、きちんとしたフォーマルレターが書けないと、相手にされないかも……。

 

フォーマルレターを書く時の大きなルールとして、「略語を使わない」というものがあります。

たとえば、

I’m(×) → I am(

I’d like to(×) → I would like to(

did’n (×)→ did not(

のように書かなければいけません。

また、ASAPas soon as possible の略)のような略語も使わないのがルールです。(一般的にSMS上や同僚とのやりとりに使われるような略語のこと)

これは覚えておくとよいでしょう。

 

BRITISH COUNCIL Learner English Teen というサイトに、フォーマルなメールの書き方が載っているページがあります。

A more formal email | BRITISH COUNCIL Learner English Teen

フォーマルレターの形式、ポイント、注意点、例などわかりやすくコンパクトにまとまっています。フォーマルなメールを書いたことがない、という初心者の方には、よいテキストだと思うので、紹介しておきますね。

 

まとめ

英文に限らず、メールって意外と難しいものですよね。その割に、日常生活でとってもよく使うツールです。

しかも、それを英語で書くとなったら、すごく難易度が高く感じます。

私自身も、英語でメールを書く時はいまだに時間がかかってしまいますが、英語が達者でないなりに自分で気をつけているポイントは、「とにかく伝えるべきことを明確に伝える」ということです。

ネイティブの英語感覚がわからないから、うまい比喩やなめらかな表現はできないけど、だからこそ誤解されないよう、誰もが使う言葉で、手短にしかも必要なことをもれなく、盛り込む。これに集中することを心がけています。

おかげで、(あくまで今のところ、ですが)特にトラブルや勘違いなどに合ったことはありません……。

 

後、英文メールを書く上で特に大切なことは、Formal と Informal の使い分けです。メールを送る相手や内容、シチュエーションに応じて、どちらのタイプで書くべきか?を考えること。そして、書き出しから結び(Dear… ~ Yours sincerely)まで、Formal/Informal に合った適切な言葉を使って書く、ということが大切です。

 

日本語の敬語とはまた異なりますが、英語にも英語の「社会人として礼儀正しい言葉づかい」というものはあります。ただ、その区切りが、日本の「丁寧な言葉を使うべき」場面とは微妙に違うんですね。前回の記事にも書きましたが、相手とどんな距離感でやりとりするか、というのは、その文化それぞれのマナーがあります。それを学ぶのも、「英語を学ぶ」ことの一部だなー、と感じます。

 

今回は、特にフォーマルなメールで使える書き方について紹介しましたが、海外の友達やお世話になった人などに、親しみを込めたメールの書き方もあります。そちらもいずれ紹介したいと思いますが、ネット上にも色々と例がありますので、検索してみてください。

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